WBS Verwaltungs-Module

Die WBS Software unterstützt Sie bei der automatisierten Erstellung von (Reise-) Dokumenten, Statistiken und Auswertungen, Informationen an Leistungsgeber (z.B. Airlines/Hotels/Zielgebietsagenturen) u.v.m. Sowohl die Inhalte, das Layout und die Form der Bereitstellung legen Sie fest.

Routinejobs wie das Festbuchen oder Stornieren von Optionen und Anfragen, aber auch das Erstellen von Listen, oben genanntes Meldewesen, Statistiken, Reiseunterlagen oder beispielsweise die Produktion von INFX-Daten und Stammdatenexporte/-importe lassen sich in der WBS Software automatisieren (Spool-Jobs).

   Formulare und ListenFotolia 55155727b XS

   Frei definierbare Formulare für Tickets und Voucher
   sowie parametrisierbare Bestätigungen/
   Rechnungen bzw. Angebote


  • Individuell auf die Veranstalterbedürfnisse steuerbare Flug- und Hotellisten (beispielsweise Meldelisten per Fax/Email)
  • Anbindung an Check-in Systeme

 

Stammdaten

Stammdatenverwaltung für Kunden & Reisebüros

  • Agentur- und KFotolia 53661926 XSundenstamm inklusive Druck- und Auswertungs-/Statistikprogrammen sowie Im-/Export der Daten (auch in der Master-/Markenverwaltung möglich)
  • Schnittstelle zur externen Agenturverwaltung und automatisierter Übergabe an WBS-Agenturstamm
  • Agenturstamm- und Kundenstammhistorie
  • Festlegung diverser Veranstalterregeln je Agentur; Provisionsregeln (alternativ: TSC-Verwaltung), Sperren/Warnungen, Freischaltung je CRS, Regeln für Staffel-/Steigerungsprovisionen, Zahlart und -frist u.v.m.
  • CRM-Schnittstelle zu "QS Solutions"
  • Fortschreibung von Umsatz/Pax auf Ebene Agentur bzw. Agenturketten
  • Archivierung gebuchter Reiseleistungen je Kundenstamm, Kundenstammhistorie

 

Prozessautomatisierung (SPOOL)

Zeitgesteuerte Automatisierung aller Routineaufgaben - Definition beliebiger SPOOL-Jobs und Festlegung von Termin, Wiederholung und Intervall.
Druckoutputs (z.B. Rechnungen, Reiseunterlagen) können scriptgesteuert weiterverarbeitet werden.

Kalkulations-Modul

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Für die touristischen Produkte:
Flüge / Hotels / Pakete / Mietwagen

  • Deckungsbeitragstabellen
  • Detaillierte Planpaxverteilung
  • Ergebnisrechnung/Finepricing/
    Managementinformation
  • Exportfunktionen und Preisliste auch für Setzerei
  • Stammdatenübernahme von Kalkulation in die jeweiligen Stammdaten

 

Historien & DMS

Protokollieren von Daten und deren Änderungen für:

  • Buchungen (Historie des gesamten Buchungsverlaufs und aller Änderungen)
  • Protokoll von Unterlagen- und Rechnungsdruck sowie Meldungen an Airline/Zielgebiet bzw. Hotel
  • Agenturen/Kunden
  • Flug- und Hotelstammdaten
  • DMS (Archivierungsmodul zum erneuten Ausdruck bereits gedruckter Rechnungen oder Gutschriften im Originalzustand); ebenso möglich für Tickets, Voucher, Bestätigungen und Kreditkartenbelege.

 

Fremdsprache, Fremdwährung & Incoming

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Für den internationalen Einsatz der WBS-Software kann optional unser Fremdsprachenmodul eingesetzt werden. Reiseunterlagen können in beliebiger Landessprache erstellt werden (z.B. für Rechnungen, Voucher), auch Meldungen an Airlines/Hoteliers/
Zielgebietsagenturen können in der jeweiligen Landessprache versandt werden.
Nutzeroberfläche und Onlinehilfe der Inhouse-Anwendung sind in Deutsch und Englisch verfügbar.
Der Verkauf in Fremdwährung kann wahlweise

  • mit Umrechnung nach festzulegenden Kursen oder
  • mit eigener Preisfindung, d.h. unterschiedlichem Preisniveau je Währung und Absatzmarkt stattfinden.

Das Incoming-Modulpaket beinhaltet die steuerlichen Gegebenheiten für die Rechnungslegung im Incoming-Modus sowie die Möglichkeit der abweichenden buchhalterischen Kontierung (innerhalb der integrierten WBS-Buchhaltung).


Fotolia 64070925 XS    Last Minute

   Last-Minute Angebotsdateien
   Ursprünglich erhielten Vertriebssysteme von den Veranstaltern
   paketierte Angebotsdaten (in der Regel: Flug/Hotel-Pauschal,
   aber auch Nur-Hotel, Nur-Flug). Diese Angebote sind zum
   Zeitpunkt der Bereitstellung vakant und preisgeprüft. Einst
   waren es tatsächlich "Last Minute-Daten", mittlerweile wird
seitens der Veranstalter weitgehend das Maximum an buchbaren Daten erzeugt und in die Vertriebssysteme eingestellt.
Die WBS-Tools beinhalten:

  • Erstellen von INFX-Dateien für Pauschalreisen, Flug, Hotel und Hotelpakete
  • Vakanz und Buchbarkeit von LM-Angeboten im Inhouse, im CRS und via Internet
  • Separierte Angebotserzeugung für verschiedene Vertriebswege und -partner
  • Neuberechnung und Vakanzprüfung von Angebotsdaten z.B. nach Ablauf der Early-Bird-Frist

KATI-Format

Um der ständig wachsenden Menge an vorpaketierten Angebotsdaten der Veranstalter Herr zu werden, hat die Fa. Traveltainment ein Format namens "KATI" entwickelt. Dieses Format exportiert statt "fertiger Angebotsdaten" die buchbaren Flug- und Hoteldaten, die dann bei Traveltainment paketiert werden. Die dabei gelieferten Veranstalterdaten sind quantitativ deutlich geringer. WBS Blank stellt hierfür ein KATI-Exporttool bereit.

OTDS/EDF

otds

Alternativ zum KATI-Format wurden in der Touristik in den letzten Jahren neue Formate entwickelt: OTDS und EDF (unterschiedliche Initiatoren). Auch diese Formate haben das Ziel, die Lieferung "fertiger" Angebotsdaten wegen der enormen Datenmengen durch Exporte buchbarer Stammdaten (Hotel/Flug/ Kombinations- und Preisregeln) abzulösen. Diverse WBS-Kunden arbeiten seit Jahren mit EDF-Daten. Parallel entwickelt WBS Blank ein OTDS-Feature, mit dem die gängigen touristischen Angebotsdaten für die Vertriebspartner bereitgestellt werden können (Pilotphase).

Provisionen

Provisionsabrechnung und Staffelprovisionen

  • Automatisierte Erstellung von Abrechnungen in Brief- oder Listenform - in der Regel halbmonatliche/monatliche Abrechnung inkl. Übernahme in die WBS-Buchhaltung: Erzeugung von Zahlungsdateien zur Weitergabe an die Hausbank
  • Errechnen von Staffelprovisionen am Ende eines Geschäftsjahres/Buchungszeitraums
  • Unterjährige Anhebung bzw. Korrektur der Grundprovision für bereits gebuchte oder alternativ zukünftige Buchungen der Reisebüros/Ketten und Agenturen

 

Faxen/Mailen/PDFFotolia 19549604e XS

  • Automatisiertes Versenden von Dokumenten/Listen/Reiseunterlagen/Rechnungen
    aus der WBS Software an die jeweiligen Partner (Debitoren und Kreditoren)
  • Erstellen von Dokumenten als PDFs
  • Tickethinterlegungen am Aiport
  • Zielgebietsanfragen (Requestbuchungen) - automatisiert oder "on demand"Fotolia 19549604f XS

 

Drucke, Statistiken, Reklamationswesen und MIS

Umfangreichreiches Statistikpaket u.a. mit

  • Buchungseingangsstatistiken
  • Objekt-/Flugstatistik
  • Agenturstatistiken
  • Buchhaltungsstatistiken
  • Individuell definierbare Auswertung von Vorgängen
  • Außerdem: MIS-Module zum selektiven Datentransfer in externe Systeme (Datenbanken)
  • Export touristischer Basisdaten an externe Reklamationstools - Re-Import bewerteter Reklamationsdaten zur Auszahlung der sich daraus ergebender Gutschrift an Kunden

 

Weitere Features (Auswahl):

  • Blacklist
    Sperren von Kreditkartennummern und Bankverbindungen für externe/interne Buchungen (Inhouse, CRS, CETS, WBS-IBE)
  • SMS-Assist (DRV-Projekt)
    Erfassung der Handy-Nummer plus Verwendungszweck (intern/extern) mit Folgeverarbeitung (MIS, Geo-Referenzierung, Global Monitoring, SMS-Assist)
  • Tools zur Kundenbindung
    Bonusprogramm zur Kundenbindung. Zuordnung von Umsatz zu Punktesystem oder Nachlass bei Buchung (Repeater).

 

Rechnungswesen

Fotolia 67166980 XS   Die Daten für die Nutzung der Buchhaltung werden bis auf
   FIBU-spezifische Daten im Finanz- und Sachkontenbereich
   durch die Stammdatenanlage und -pflege der Touristik-
   Module bereitgestellt. D.h. dass z.B. Hotel- und Flugver-
   tragsdaten (gilt analog auch für den Debitorenbereich)
   für Buchung und Abwicklung und parallel für die integrierte
   WBS-Buchhaltung genutzt werden. Ein manueller Abgleich
   oder doppelte Stammdatenanlage und -pflege entfällt
   somit.
Weiterhin:

  • Verwaltung verschiedener Zahlungsarten, u.A. SEPA je Debitor/Kreditor
  • Direktinkasso
  • Anzahlungssteuerung - automatische Berechnung nach Fälligkeit, differenzierbar z.B. nach touristischem Produkt und/oder Agentursteuerung
  • Druck von Zahlungsträgern oder Druck bei Rechnungsregelung
  • Kreditkartenzahlung mit vollautomatisierter Autorisierung bei der Kreditkartenorganisation/Clearingstelle/Payment Service Provider
  • Belegloser Zahlungsverkehr: Datenaustausch von Agentur- und Kundenzahlungen mit den Banken (auch für Auslandszahlungsverkehr). Erzeugung von Bankdateien aus der WBS Blank-Software heraus und Import elektronischer Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen. Ein manuelles Kontieren dieser Massendaten entfällt somit weitgehend.
  • Mahnwesen (Mahnstufen, Gebühren- und Zinsberechnung)
  • Fremdwährungsbuchung
  • Währungsabschluss mit Stichtagsbewertung
  • Umsatzsteuervoranmeldung
  • Bilanz (BiRiLiG) für Kapitalgesellschaften mit Ausweis der Vorjahrsbilanz
  • Import elektronischer Kreditorenabrechnungen (Flug/Hotel): Abrechnungsdateien Ihrer Flug-/Hotellieferanten werden mit WBS-Tools erkannt, aufbereitet und in die WBS-Buchhaltung importiert. Die Abwicklung und Zahlungsverkehr mit Lieferanten reduziert sich auf ein Mindestmaß an manueller Tätigkeit.
  • Abrechnungen in Fremdwährung (kreditorisch und debitorisch), wobei mehrere Varianten der kreditorischen Prüfung/Zahlung zur Verfügung stehen
  • Währungsbedarfslisten